Hace un par de días mantuve una conversación con una persona que formaba parte de un equipo que llevaba cerca de dos años en funcionamiento. Contactó conmigo para ver si le podía echar un cable porque veía que no estaban siendo del todo eficientes y no sabía muy bien a qué se debía. Hicimos una revisión conjunta de la estructura formal para el funcionamiento del equipo, del tipo de reuniones que tenían, de su modelo de gobernanza -qué, como y quién decide- , de sus formas de comunicación interna, etc. Quedé gratamente sorprendida porque incluso tenían un «departamento» encargado de velar por el cuidado de grupo, pero cuando llegamos al tema de qué salidas se habían dado en el grupo, por qué y cómo se habían dado ¡Ajá! El compromiso … Y tras el compromiso y bajando poco a poco en la conversación y tratando de llegar al porqué de esa falta de compromiso ¡Ajá de nuevo! Los valores y las normas.
A pesar de que este equipo dedicaba 8 horas semanales a reuniones de equipo y revisaban cuestiones operativas, organizativas y estratégicas con frecuencia -aunque deberíais saber que esto no es tan necesario en todos los casos ni tampoco operativo ni eficiente para el grupo- había una cuestión que nunca se había revisado: la validez de la estructura inicial en el momento actual. Esto me lleva a plantearos la siguiente pregunta ¿Son nuestras estructuras válidas para siempre? La respuesta es NO.
Cuando nos constituimos formalmente como grupo una de las primeras cuestiones que deberíamos de definir son los valores y unas normas básicas o criterios que han de estar presentes en nuestras interacciones y procesos para velar por esos valores. Le seguirá un mínimo de estructura que nos dé orden y claridad para ver la interdependencia entre la partes -sobre todo si lo que nos une es un entorno de trabajo y productividad y queremos ser mínimamente eficientes-. Ahora bien, aunque hayamos hecho una buena definición de todas estas cuestiones al inicio, las hayamos consensuado y hayan sido entendidas e integradas por todas las personas que forman parte del equipo, deberíamos de preguntarnos al cabo de un tiempo si esas estructuras siguen siendo válidas o siguen estando vigentes en el momento actual. Este ejercicio, que tiene que ver con el plano estratégico de la organización/equipo suele verse cegado por la revisión de esa parte estratégica que responde más a la parte productiva, más de negocio. Es decir, si estamos alcanzando nuestros niveles de facturación o no, por qué, qué oportunidades tenemos, cómo ser más competitivos o ampliar nuestro márgenes de beneficio, qué nuevas líneas de negocio podemos desarrollar, etc. Por lo general, en grandes organizaciones esta revisión se hace cada 4 o 5 años (aunque algunas no lo hacen nunca jamás y tampoco dejan de funcionar).
Pero ¿qué pasa con esas otras cuestiones que afectan directamente al compromiso con el propósito del equipo o de la organización? Pues que también son necesarias revisarlas. Así como las piezas de un puzzle pueden sufrir tras el paso del tiempo y dejar de encajar con otras piezas de la misma forma que lo hacían la primera vez que lo montamos, en los equipos también tenemos piezas que dejan de encajar de forma ajustada con el tiempo, y estas son las piezas que debemos de revisar. En relación a esto hay una frase que escuché por primera vez cuando inicié mi formación en facilitación de grupos y mi propio Camino del Élder y que grabé a fuego: «Un grupo de personas maduras no conforman un grupo maduro». Me ha ayudado a entender muchas cosas, también esta de la que os hablo. En base a ello, las piezas de los valores y las normas que valían hace dos años cuando este grupo se constituyó, puede que no encajen ahora de la misma forma porque el equipo ha madurado y no es el mismo que el de hace dos años. Y del mismo modo que sucede con los valores o las normas en los que se traducen, esa falta de validez puede pasar con el resto de cuestiones que hemos mencionado antes… La gobernanza, la membresía, la forma de asignar las tareas o de planificar los proyectos, la frecuencia de nuestras reuniones, los canales y espacios de comunicación, etc.
Así pues y por ir cerrando podemos concluir que: si queremos contar con organizaciones o equipos con altos niveles de efectividad deberemos de hacer cada cierto tiempo -entre otras muchas cosas que no caben en un sólo artículo- una revisión de todas las cuestiones estratégicas, también de aquellas que atañen a nuestros cimientos como organización o equipo (propósito, valores, …) y, en el caso de que en su día fueran las idóneas y ahora no lo sean, implementar cambios para adaptar nuestra estructura a nuestro nivel de madurez grupal.
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