Com els rols informals regulen la participació i la pertinença en els equips
En El Camino del Elder entenem a les organitzacions com a sistemes vius: entramats complexos i dinàmics que s’autoregulen i evolucionen adaptant-se al seu entorn cap al seu propòsit. En ells conviuen les estructures formals o dissenyades (organigrames, processos de treball, plans de desenvolupament) amb les estructures informals que emergeixen inevitablement de les interaccions entre els seus membres. Us ampliem informació sobre aquest tema en el nostre article anterior Organitzacions com a sistemes vius: una nova manera d’entendre les empreses.
La clau per a entendre les organitzacions, però també per a treballar amb elles no està a conèixer tots els models organitzatius possibles ni certificar-se en metodologies ® caríssimes o saber-se què volen dir totes les sigles empresarials d’avui dia (KPI, OKR, AIR, AOP, B2C, CFP, etc.) (aquí teniu un diccionari per si us explota el cap entre anglicismes i acrònims). En la nostra experiència, la clau per a entendre el que ocorre en les nostres organitzacions i per a acompanyar als equips està justament a veure i comprendre el que no està escrit, la qual cosa no es veu, i actuar també en aquest nivell.
Els diferents nivells de problemes i qüestions estan entrellaçats, de manera que resoldre un d’ells sense abordar simultàniament els altres rares vegades funciona per molt de temps.
— Arnold Mindell
I amb aquest ànim, estem escrivint aquesta sèrie d’articles, per a posar llum a aquestes estructures invisibles, tan determinants (o més) com les formals.
En el primer article parlem de la xarxa d’afinitat, un organigrama afectiu que es dibuixa entre simpaties i rebutjos, i que influeix silenciosament en la comunicació, la cohesió i el flux d’informació i energia d’una organització.
Avui fem un pas més per a explorar una altra de les estructures informals que emergeixen en tot grup: l’estructura de rols informals, que regula la participació i la pertinença, i es conforma quan les persones que conformem un equip ens preguntem: Què puc aportar?
Què entenem per rol?
Comencem pel principi: què és un rol?
La paraula “rol” ve del francès rôle i originalment es referia al paper escrit que rebia un actor de teatre. En els equips, manté aquesta arrel: un rol és un paper que exerceix una funció en la vida grupal.
I com a bon paper, està associat a un conjunt de comportaments, funcions i actituds recognoscibles. Així com en l’estructura formal el càrrec de “adminsitratiu”, “CEO”, “responsable de comunicació”, “operari” o “fundador” tenen els seus corresponents “descriptors de càrrec” que defineixen el domini d’actuació d’aquest lloc de treball, els rols informals també tenen els seus propis “descriptors de rol” en l’inconscient col·lectiu, generen les mateixes expectatives de rendiment que els seus homòlegs formals i la mateixa frustració quan no veiem els resultats que esperem.
Existeix també una petita gran diferència entre els càrrecs formals i els rols informals. Un càrrec formal està assignat explícitament a una persona, existeix un acord tàcit (un contracte) que assigna aquest càrrec a aquesta persona i (amb sort) un descriptor formal en l’arxiu de l’organització al qual acudir per a saber quines funcions cobreix, per a demanar explicacions, o per a avaluar el seu acompliment. També amb sort, persones i organització poden decidir quan “s’acaba la funció”.
L’estructura informal de rols no és tan explícita, l’assignació de rols a persones no és tan consensuada o fins i tot consentida, i no és tan fàcil moure’s per ella.
Veurem com emergeix aquesta estructura:
Com emergeixen els rols en un grup
Els rols informals sorgeixen a partir de diferències significatives: actituds enfront de les tasques, estils de comunicació, creences sobre com han de fer-se les coses. Aquestes diferències s’amplifiquen en la interacció i acaben configurant posicions diferenciades dins del sistema.
Podem descriure el procés d’aquesta manera:
- Apareix una diferència significativa → alguna cosa distingeix a una persona en la dinàmica de l’equip. Posarem un exemple: un equip està treballant en un projecte i apareix una dificultat. En aquest moment, una persona proposa una solució. Una altra s’oposa a aquesta proposta de solució. Una altra, comença a buscar informació útil. Una altra pot portar aigua per a minimitzar els efectes de l’estrès del grup. No és una cosa parlada prèviament, no està en el contracte de ningú fer aquesta intervenció, però davant una dificultat, totes volem ser útils. Per personalitat, bagatge, experiència, o perquè aquest dia ens sentim inspirades, ens “proposem” per a resoldre una necessitat que apareix en el grup en aquest moment.
- Es crea una estructura de rols → Aquesta diferència s’amplifica i cristal·litza en posicions coherents amb expectatives de comportament. Qui ha portat la primera proposta i qui s’ha oposat, discuteixen per una argumentació o una altra. Unes persones fan costat a una de les parts, i altres a l’altra part. Ambdues demanen a qui està buscant informació, dades que donin suport al seu argument. La funció ha començat i cada persona ha adoptat un paper útil per al grup: fer propostes quan apareixen reptes és una cosa necessària per al grup. Una oposició i petició de revisió de les mateixes disminueix el risc de prendre decisions precipitades. Portar informació que el grup no tenia és essencial per a prendre una bona decisió. Mantenir-se hidratats ajuda a pensar millor.
- Expectatives → El grup comença a esperar de cada persona que actuï “segons el seu rol”, sorprenent-se o oposant-se quan no ho fa. De vegades és suficient una vegada per a quedar “encasellada”, altres cops succeeix després de diverses ocasions en què ens proposem per a ocupar aquest paper. Com hem servit bé anteriorment, quan sorgeix una necessitat similar, l’equip espera que fem el que ja vam fer una vegada. Davant les dificultats, tots miren a Laura, que sempre porta idees. I saben que Berta no trigarà a oposar-se a cada idea. I quan fa molta calor i Lluis no s’aixeca a obrir la finestra, queden contrariats -què li passa a aquest avui? fins i tot pot ser que li ho diguin explícitament.
- Identificació → Amb el temps, les persones confonen el rol amb la seva identitat. Defensar un rol es converteix a defensar-se a si mateixes. Què passa quan entra algú nou en l’equip i comença a portar idees? Probablement, a la Laura no li agradarà gens que algú vingui a treure-li la seva funció útil dins de l’equip. Fins i tot el Lluis es molestaria si algú porta pastes a la reunió, encara que estigui fart de ser ell sempre qui cuidi del grup.
D’aquesta manera, l’estructura de rols regula qui participa, com participa i quin lloc ocupa en aquesta estructura de pertinença grupal.
Rols productius i rols de cura
Encara que cada grup té la seva pròpia configuració, els rols més comuns es divideixen en dues grans famílies:
🔹Rols productius
Els rols productius són aquells orientats a la tasca i a l’acció:
- Iniciador/líder: posa en marxa propostes.
- Opositor/Crític: desafia i contrasta les idees.
- Seguidor: dona força i legitimitat a allò decidit, a l’iniciador o a l’opositor.
- Informador: aporta dades i fets rellevants.
- Creatiu: obre camins i aporta solucions inesperades.
🔹Rols cuidadors
Son roles centrats en les relacions i el benestar:
- Facilitador: cuida del procés i de la participació.
- Mediador: basteix ponts en els conflictes.
- Animador: aporta energía y celebra logros.
- Cuidador: atén les emocions i necessitats ocultes.
- Élder: recorda el propòsit de l’equip i acull la diversitat.
Teniu alguns tipus de rols més al Blog de Tejeredes, d’on hem tret les meravelloses imatges que usem en aquest article.
Llums i ombres de l’estructura de rols informals
Per a acompanyar conscientment el desplegament d’aquesta estructura en els equips, és necessari, a més de comprendre com es conforma i d’identificar els rols principals que poden emergir, saber per a què serveix i també uns certs riscos de deixar que “campi a pler” en l’inconscient col·lectiu.
Ombres: Els perills que comporta mantenir-los en l’inconscient
Quins són els perills de jugar el joc de rols informals des de la inconsciència?
Ja apuntàvem alguns en els paràgrafs anteriors, els resumirem en aquest apartat:
A vegades un rol es converteix en una gàbia i la persona no pot escapar-se d’ell. “Per un gos que vaig matar, trinxagossos em van cridar“. De vegades és el grup qui encasella a algú en un rol determinat, per alguna cosa que va dir o va fer una vegada i a través de les expectatives que genera entorn d’aquest, pressiona a la persona perquè continuï exercint aquesta funció o portant aquesta veu en les reunions, encara que aquesta no sempre estigui disposada, o sàpiga com exercir aquest paper. Ocorre, per exemple, amb persones que són de naturalesa cuidadores i els agrada tenir detalls amb l’equip, el grup delega en elles la responsabilitat de cuidar de totes, en comptes de repartir-la d’una forma més equilibrada.
I també pot passar que siguem les pròpies persones les que ens identifiquem amb els rols que juguem, confonent el nostre rol amb la nostra identitat, i resistint-nos a compartir-lo o delegar-lo en altres persones quan no podem exercir-lo, perquè vivim la proposta d’una altra persona com una amenaça per a la nostra identitat, i no com una contribució a l’equip, com en l’exemple de la Laura, que està acostumada a ser la que lidera al grup i quan arriba una facilitadora externa i proposa una dinàmica participativa per a co-construir propostes entre totes immediatament encreua de braços i comença a criticar la proposta dient “aquí ja sabem treballar en equip, no ens posis a jugar”. En realitat, està sentint amenaçada la seva contribució a l’equip.
Una altra cosa que pot passar que les persones estiguin contentes amb les seves funcions dins del grup, i el grup amb què aquestes persones ocupin aquests rols, i fins i tot i així apareguin tensions provocades pel que anomenem “ambigüitat de rol“, que venen a ser diferents expectatives sobre el que significa exercir aquest rol. La persona que ho ocupa creu que ho està “fent bé”, i entre l’equip, hi ha diversitat, perquè ja sabem que “el sentit comú és el menys comú dels sentits” i cada persona té les seves pròpies expectatives del que aquest rol significa per al grup. Això ja ocorre moltes vegades amb càrrecs formals en els quals no existeixen descriptors de rol compartits per totes les parts o aquests no responen a la realitat del treball, imagineu-vos amb rols invisibles.
Els rols solen apareix per parelles: líder-opositor, racional-creatiu, somiador-executor, entre molts altres. De vegades la conversa entre dos rols d’una parella s’amplifica (les posicions inicials s’extremen i a cadascuna se li sumen seguidors), és el que anomenem polarització. Quan succeeix l’avanç en la conversa es torna més dificil. En Comunicació No Violenta se’n diu “xoc empàtic”, quan totes dues posicions estan necessitant escolta i comprensió de la idea que porten per l’altra part, i aquesta necessitat d’escolta i comprensió els bloqueja justament escoltar i comprendre l’altra part, i juntes, poder trobar una solució que tingui en compte totes dues necessitats. Quan apareixen aquest tipus de discussions amb el beneplàcit de la inconsciència grupal, tenim dues opcions: o bé apareixen mediadors o facilitadors informals (amb suficient poder dins del grup com per a ser escoltats i suficient habilitat com per a acompanyar l’expressió de la diferència, l’escolta empàtica de les parts, ajudar a emergir els grisos i les alternatives, portar el propòsit del grup al centre…), o el conflicte pot escalar i arribar a situacions molt tensionadas en les quals el grup necessiti suport extern.
M’imagino que llegint això podeu connectar amb situacions que han arribat a aquest punt. Natural! El conflicte forma part de la vida, i el “parlar fort” té el seu sentit i la seva funció dins de la vida grupal. Vegem les funcions d’aquesta estructura:
Llums: què aporta l’estructura de rols informal a un equip
“Hem de ser capaçes d’identificar totes les parts d’un sistema i permetre que s’expressin. Totes les parts d’un grup, fins i tot aquelles que no ens agraden o que creem inútils, han de ser presents i ser secundades.” Arnold Mindell
Els rols són veus o parts del sistema que porten una informació valuosa per al grup: fer una proposta quan necessitem idees, avisar dels perills que comporta prendre aquesta decisió per a incorporar-los en aquesta, portar una informació d’un punt de vista que no estem tenint en compte o ajudar a tenir una conversa difícil. Fins i tot quan apareixen veus contradictòries que s’amplifiquen i polaritzen i apareix la tensió i el conflicte, si som capaços d’obrir un diàleg creatiu i respectuós i transcendir l’individual, ens permetrà anar una mica més lluny com a grup.
Des de la perspectiva de les organitzacions com a sistemes vius, els rols informals no són un accident ni alguna cosa que convingui evitar, sinó una forma que té el sistema d’il·luminar els punts cecs del grup, de tenir converses que ens permeten créixer i desenvolupar-nos com a equip i adaptar-nos a les necessitats emergents. També és una estructura que regula la participació i la pertinença al grup, a través de la qual les persones que participem podem trobar maneres de contribuir.
Com acompanyar aquesta dansa?
L’estructura informal de rols no és la nostra enemiga, ni tampoc sorgeix per accident: és una expressió de la dinàmica del grup. Reconèixer-la i comprendre-la pot transformar la manera en què col·laborem, resolem conflictes i potenciem la creativitat. Quan treballem aquesta estructura amb els equips i en les nostres formacions sempre parlem d’un mantra que per a nosaltres és clau quan treballem amb rols:
“Un rol és més que una persona, i una persona és més que un rol.”
Un rol és més que una persona, el rol transcendeix a qui l’exerceix: és una veu que representa el grup, i consegüentment pot ser ocupat per diferents membres del grup en diferents moments, o manifestar-se de formes variades segons el context.
Una persona és més que un rol, ningú es redueix a la funció que exerceix o a una veu que porta en un moment determinat. Cada individu és capaç d’aportar des de múltiples llocs, interessos i modes d’interacció, que poden activar-se segons la situació i l’estructura del grup.
Aquesta simple però poderosa frase ens ajuda a separar la persona del rol, clau per a acompanyar processos grupals. Separar la persona del rol ens permet obrir-nos a moure’ns entre rols, ara sí, conscientment, com si fossin papers d’una funció que són claus en alguns capítols del grup. Coneixent-los podem detectar quan són necessaris i entrar a jugar-los per a extreure la seva saviesa. Fins i tot amplificar les tensions des de l’amor per arribar a una democràcia profunda. Utilitzant-los des d’aquí, el sistema guanya consciència i resiliència.
Què mes podem fer? Aquí van alguns suggeriments per a començar:
- Observa i reconeix els rols informals. Adona’t de qui tendeix a iniciar, qui qüestiona, qui escolta, qui cuida la cohesió… i repeteix mentalment el mantra mentre el fas.
- Mapeja els teus propis rols. Quins rols ocupes més sovint? Et sents còmode/a amb ells o hi ha algun que volguessis explorar o deixar enrere?
- Crea espais de conversa. Comparteix aquest article amb el teu equip, i dediqueu moments per a parlar de com se sent cada membre de l’equip amb els rols que exerceix.
- Atreveix-te a jugar i convida a jugar a la resta. Experimenta amb diferents rols, intercanvia funcions i observa com a poc a poc amplieu el vostre ventall de possibilitats.
I si tot això et sembla massa complicat… bé, sempre pots contractar-nos i vindrem a jugar amb vosaltres😉. Però mentrestant, comença per mirar al teu equip amb ulls de curiositat i veuràs com els rols informals deixen de ser “fantasmes invisibles” i es converteixen en aliats poderosos per a la teva organització.