Estrategias para equilibrar la participación en reuniones

Descripción

En los equipos, si abrimos una conversación cualquiera y la dejamos «fluir» sin facilitación o metodología que regule o estructure la participación, nos encontramos habitualmente que algunas personas tienden a ocupar más espacio —por tener información importante que aportar, por el cargo que ocupan o porque se sienten más cómodas ocupando el espacio grupal, y otras pueden sentirse menos seguras para intervenir. Este desequilibrio impacta directamente en la calidad del diálogo, la capacidad de acceder a la creatividad y sabiduría colectivas y el bienestar del grupo (al menos de una parte).

En esta ocasión, más que una dinámica concreta, queremos ofreceros algunas estrategias para facilitar una participación más equilibrada, donde todas las personas puedan participar y sentirse escuchadas. No se trata de silenciar a nadie, tampoco de obligar a nadie a hablar, sino de crear condiciones para que todas las voces encuentren su lugar.

Objetivos

Estas estrategias tienen por objetivo:

• Fomentar la participación equitativa en las conversaciones de equipo.
• Visibilizar y transformar patrones de dominancia o silencio.
• Promover un clima de seguridad y confianza donde todas las personas se sientan cómodas para aportar.
• Incorporar herramientas para la regulación de la palabra.

pasos

Paso 1. Presentar el propósito de la metodología que se vaya a probar

Comienza explicando que el objetivo de esta prueba es observar cómo participa el grupo en las conversaciones y explorar nuevas formas de equilibrar la palabra. Invita a hacerlo con curiosidad y sin juicio, como un experimento compartido.

Puedes usar una frase como:

«Queremos aprender a escucharnos de forma más equilibrada, reconociendo que no todas las personas sentimos el mismo permiso para hablar.”

Paso 2. Escoger e implementar la estrategia:

Definir acuerdos

Antes de iniciar la conversación o la reunión, podéis acordar colectivamente algunas reglas o principios para regular la participación durante la sesión. Algunas ideas:

• Tiempo de intervención limitado: acuerda un tiempo máximo por intervención y reguladlo con un cronómetro o temporizador.
• Objeto de la palabra: Utilizar durante la sesión un objeto de la palabra. Quien lo tiene es quien tiene permiso para hablar. Cuando ha terminado su intervención, deja el objeto y otra persona puede cogerlo (ayuda a evitar interrupciones y a tomarse el tiempo necesario para expresar)
• Estableced un orden de intervención dando prioridad a colectivos que suelen tener menos espacio de palabra(por ejemplo, personas jóvenes, recién llegadas al equipo, con menos poder jerárquico en el organigrama o pertenecientes a grupos socialmente oprimidos).
• Acordad conscientemente autoregular las intervenciones

Aplicar metodologías de regulación de la participación

Propón el uso de una metodología (o de varias durante la sesión) que garantice que todas las personas tendrán oportunidades similares de participar. Os dejamos algunas propuestas, pero puedes ser tan creativa como quieras:

• Usa rondas: durante una ronda, cada persona puede intervenir una vez antes de que alguien repita.
• Uso de fichas o tokens: cada persona recibe al inicio de la conversación un número determinado de fichas que puede usar durante la discusión. Cuando interviene, usa una ficha. Cuando se le terminan, ¡es hora de escuchar!
• Pasapalabra: Quien interviene pasa la palabra a la persona siguiente en intervenir. Esta metodología además favorece una atención activa.
• Uso de facilitación rotativa. Cada punto de la reunión, o cada sesión es facilitada por un miembro del equipo quien vela por el equilibrio de la participación a través de la distribución de la palabra o el uso de técnicas como las anteriores. Tener la responsabilidad de regular la participación permite ser más consciente del uso de la palabra del resto, también vivir en primera persona lo «difícil» que es a veces pedir a alguien que termine su palabra o estimular a alguien para que intervenga, favoreciendo una mayor conciencia del uso del espacio, autoregulación en próximas reuniones y empatía con el rol de facilitación en el futuro.

Paso 3. Cierre y reflexión compartida

Si has propuesto al grupo introducir alguna de las estrategias anteriores como una prueba, es interesante finalizar la conversación dedicando unos minutos a reflexionar:

• ¿Cómo ha sido el reparto de la palabra?
• ¿Quién ha hablado más y quién menos?
• ¿Qué se ha sentido diferente con las reglas o dinámicas aplicadas?
• ¿Qué aprendizajes podemos llevarnos a futuras reuniones?

Esta parte es clave: ayuda a hacer conscientes los patrones habituales y generar aprendizaje colectivo.

Tips para la facilitación

Si te decides a abrir el melón de regular la participación, seguro que puede servirte:

• Validar la incomodidad: cambiar hábitos de participación puede generar resistencias, silencios e incomodidades varias. A las personas que ocupan mucho espacio no les va a gustar mucho verse limitadas y quienes se refugian en la comodidad de la escucha, salir de esa zona de confort quizá les incomode. Ten paciencia, da espacio a la incomodidad y acompañala…
• Cuida el tono y la manera en que llevas las propuestas al grupo: el objetivo es cuidar al grupo, no controlarlo ni forzar a personas a intervenir cuando no tienen nada que aportar o no quieren hacerlo en ese momento.
• Si empezáis a introducir este tipo de metodologías, es interesante abrir espacios de retroalimentación y evaluación de las mismas cada cierto tiempo
• Puedes usar soporte visual (una pizarra, un gráfico, una lista, u otros más creativos) para visibilizar las intervenciones y el turno de palabra.

Equilibrar la participación no es solo una cuestión técnica, sino una práctica cultural: se trata de reconocer las desigualdades que se reproducen incluso en espacios bienintencionados y de crear condiciones más justas para la escucha.

Estas estrategias no buscan uniformar, sino ampliar la conversación para que todas las voces tengan cabida. En la diversidad de perspectivas está la verdadera inteligencia colectiva.

Esperamos que esta dinámica te resulte interesante y útil en tu trabajo con equipos. Si tienes dudas o crees que empezar por incorporar un rol externo que cuide la participación en tus reuniones, no dudes en contactar con nosotras.

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