Los sistemas vivos son sistemas muy efectivos gracias, entre otras cosas, a su capacidad para reajustar su dinámica interna y dar una respuesta exitosa a las demandas de un entorno cambiante. Para alcanzar esta gran capacidad adaptativa cuentan con dos características que van estrechamente ligadas y que la hacen posible: multiplexación y multifuncionalidad.
La multiplexación alude al hecho de que una misma tarea o función puede ser cubierta por diferentes elementos o componentes. Esto significa que si uno de los elementos comprometidos en la realización de una tarea falla en algún momento, siempre habrá otros que puedan reemplazarle y asegurar así que la tarea se realiza en la manera y tiempos prescritos.
La multifunción, por su parte, consiste en el hecho de que un mismo elemento puede realizar diferentes funciones o tareas. Esto implica que dicho elemento haya desarrollado las capacidades necesarias para llevar a cabo dichas tareas y tiempo para poder dedicarse a ellas.
La multiplexación y la multitarea son atractivas porque reducen el número de elementos que el sistema necesita para llevar a cabo sus funciones, a la vez que aumenta su adaptabilidad o capacidad para hacer reajustes ante perturbaciones externas. El precio a pagar es que el sistema se hace más complejo (los procesos de gestión de elementos, tareas, recursos y tiempos son más complejos) y, por ello, posiblemente más inestable (existen más posibilidades de equilibrios inestables dentro del sistema).
Llevadas al ámbito de las organizaciones humanas, estas cualidades sólo se pueden alcanzar si la organización…
- Está formada por personas capaces de realizar tareas diferentes, lo que requiere conocimientos y voluntad para ello.
- Cuenta con los procesos adecuados para gestionar personas, tareas y recursos de una manera ágil y eficiente.
En relación con el primer punto, es obvio que las personas sólo pueden llevar a cabo aquellas tareas para las que están preparadas. Llevar a cabo otras tareas, más allá de su ámbito de saber, sólo es posible con tareas que no exijan un grado muy grande de conocimiento especializado y experiencia previa. En todo caso, es algo factible con numerosas tareas existentes.
Ahora bien, además de conocimiento se necesita voluntad. Ponerse a hacer otras cosas implica un esfuerzo al que muchas personas, acomodadas en roles bien definidos, se pueden resistir. Con una adecuada motivación intrínseca, que ponga de relieve las ventajas que puede tener para ellas la multitarea (aprendizaje, innovación, realización, reconocimiento, etc.), se podría avanzar en esta línea.
Aceptada la multitarea, el siguiente paso para la organización es aprender a gestionar procesos más complejos en los que las personas no juegan roles fijos sino cambiantes, que pueden darse en el ámbito de un equipo o trascenderlo (de manera que una misma persona, según su rol en cada momento, haría parte de un equipo u otro). Esta gestión no es sencilla y, de hecho, en sistemas vivos pasa por una inevitable redundancia, esto es, momentos en los que algunas personas no tienen nada que hacer.
Sin embargo, y esto es lo importante, a cambio de un mínimo de redundancia, la organización…
- Podrá hacer una gestión más eficiente de la energía, al necesitar menos personas para llevar a cabo el mismo trabajo.
- Se adaptará más fácilmente a las demandas del entorno (cuesta menos reorganizar a personas acostumbradas a cubrir diferentes funciones y roles).
- Aumentará la motivación de sus miembros al permitirles participar de alguna manera en el diseño de su puesto de trabajo, que puede ir más allá del perfil concreto por el que fueron contratados.
