Dinámica de Toma de decisiones para Equipos: Definir acuerdos básicos con estigmergia

Descripción

En el manual Introducción al proceso de consenso, Beatrice Briggs dice que «para lograr consenso y evitar el caos en las reuniones el grupo necesita adoptar normas de conducta. (…) Cada grupo tiene que escoger las normas que corresponden a sus necesidades y propios valores.»

Como facilitadoras, podemos proponer al inicio de las reuniones o sesiones de equipo que facilitamos tres o cuatro acuerdos básicos que consideremos pueden ayudar al grupo a tener un espacio seguro, participativo, eficaz (o la cualidad que creamos necesaria para ese espacio en concreto), pero también podemos ofrecer al equipo un espacio para que éste defina sus propios acuerdos grupales.

Podemos llevar algunas propuestas de acuerdos (ver más abajo: «Algunos ejemplos de acuerdos grupales») nosotras y pasar directamente al paso 2 o proponer un espacio indagatorio previo con el equipo para que generen sus propias propuestas. La decisión la tomaremos en función del tiempo disponible o número de sesiones que vayamos a acompañar.

Bajo nuestro punto de vista, cuanto más propios sean los acuerdos del grupo, más fácilmente éste va a comprometerse con ellos y sentirlos suyos.

Objetivos

• Indagar propuestas de acuerdos básicos a incorporar en espacios de reunión del equipo
• Decidir 4-5 acuerdos para el equipos

Pasos

Paso 1. Reflexión sobre los acuerdos que necesitamos como personas y como equipo

Hay muchas maneras de abrir un espacio de reflexión sobre los acuerdos que necesitamos. A continuación damos una de ellas como ejemplo, pero este paso puede también realizarse generando una lluvia de ideas, poniéndo a las personas por parejas tríos y pidiéndoles que generen dos o tres propuestas por grupo, etc.

• Cada persona responde individualmente a estas dos preguntas:
  • ¿Qué haría que este espacio fuera más seguro, cómodo y/o efectivo para mi?
  • ¿Qué necesito dejar fuera o que no esté presente para que este espacio sea más seguro, cómodo y/o efectivo?
• En parejas o trios (en función del tamaño del grupo), comparten sus respuestas y a partir de ellas proponen uno o dos acuerdos que escriben en papeles de tamaño DIN A5 aproximadamente.

Paso 2. Compartir propuestas de acuerdos

• Ya en el grupo grande, se recogen las propuestas de acuerdos de cada grupo, si es necesario se abre un espacio para clarificar dudas y asegurar que todo el grupo entendemos lo mismo por cada una de las propuestas y se descartan aquellas propuestas duplicadas.
• En el caso de que el grupo no haya generado propuestas de acuerdos, la persona que facilita comparte con el grupo una lista de acuerdos como la que sigue y se abre un espacio para clarificarlos y atender las dudas que surjan.

Algunos ejemplos de acuerdos grupales:

Paso 3. Preparar la toma de decisiones

• La persona que facilita explica al grupo la metodología de toma de decisiones por estigmergia y sus normas:

Normas de la estigmergia

• La toma de decisiones se realizará en silencio
• Cada persona puede realizar hasta tres movimientos. Un movimiento es o bien poner un acuerdo al centro, o bien si en el centro ya hay el número de acuerdos máximo indicado por la persona facilitadora el movimiento será intercambiar uno del centro por uno del círculo exterior.
• Tras realizar un movimiento, la persona debe esperar al menos a que otras tres personas hayan intervenido para volver a intervenir.
• Una persona solo puede quitar o poner el mismo acuerdo dos veces

• Se dibuja un área en el suelo en el centro del círculo con tiza, cinta de carrocero o cuerda y se ubican todas las propuestas de acuerdos en el exterior de la misma para comenzar con la dinámica.
• Se pone en marcha la estigmergia

Paso 4. Fin de la estigmergia y ratificación de la decisión

• La dinámica termina cuando o bien todas las personas han agotado sus movimientos, o bien el grupo ha llegado a un acuerdo (está conforme con los acuerdos que han quedado en el centro) y no se realizan más movimientos
• Una vez el grupo ha terminado, se revisan conjuntamente los acuerdos que han quedado en el centro y se valora el grado de satisfacción con dicha lista.
• La persona que facilita, después de observar el proceso, puede recomendar incorporar algún acuerdo que ha tenido mucha energía durante el proceso, o proponer otro método deliberativo verbal en caso de evidente malestar en el grupo.

Paso 5.Para las siguientes reuniones

• Se celebra la decisión tomada y se delega en una persona del grupo el registro del acuerdo tomado, y que recoja los acuerdos tomados en un póster o elabore un material gráfico para tenerlo presente físicamente (colgado en la pared, por ejemplo) en las reuniones que siguen y así poder tener más presentes los acuerdos tomados y apelar a ellos en caso de que el grupo o algún miembro no los esté siguiendo.

Este método de toma de decisiones puede utilizarse para indagar y descartar opciones cuando la lista de opciones de un grupo es muy amplia, o para tomar decisiones diversas. Valorar en cada caso la necesidad de ratificar la decisión tomada con otro método de índole verbal.

Esperamos que esta dinámica te resulte interesante y útil en tu trabajo con equipos. Si tienes dudas o crees que una facilitación externa puede seros útil, no dudes en contactar con nosotras.

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